企業(yè)的經(jīng)營管理類檔案的管理與收集工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的一個重要環(huán)節(jié)，很多檔案都對企業(yè)的經(jīng)營管理決策等產(chǎn)生重要的影響，企業(yè)應(yīng)當以提高對于檔案收集與管理工作的重視程度為前提，結(jié)合信息化時代的特點，通過不斷加強檔案管理人員的專業(yè)水平、完善企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)制度來提高企業(yè)經(jīng)營管理類檔案收集與管理工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)企業(yè)的長遠發(fā)展。

企業(yè)經(jīng)營管理類檔案包括以下內(nèi)容:

第一，經(jīng)營決策與計劃文件，具體包括企業(yè)的經(jīng)營目標、經(jīng)營方針和經(jīng)營策略以及各種經(jīng)營決策方案、計劃等。

第二，物資供應(yīng)與能源管理類文件材料，具體包括各種物資定額、材料庫存決策、物資合同、能源供應(yīng)計劃。

第三，生產(chǎn)與質(zhì)量管理文件材料，具體包括企業(yè)各類經(jīng)濟技術(shù)指標完成進度的統(tǒng)計報表、質(zhì)量工作總結(jié)等。

第四，市場與銷售文件材料，具體包括市場調(diào)查、分析報告與統(tǒng)計報表、商品商標與廣告、產(chǎn)品訂貨與銷售合同、商務(wù)糾紛與訴訟文件等。

第五，財務(wù)與成本管理文件材料，具體包括:財務(wù)決策與計劃、成本預(yù)測與分析、經(jīng)濟核算材料等。

企業(yè)經(jīng)營管理檔案對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與發(fā)展存在至關(guān)重要的作用，它能夠促進企業(yè)與外部聯(lián)系，也是企業(yè)管理層制定生產(chǎn)經(jīng)營決策的依據(jù)，同時對于加強企業(yè)自身競爭力的建設(shè)，提高其在激烈競爭市場中的地位以及增強生產(chǎn)經(jīng)營中的經(jīng)濟利益回報具有關(guān)鍵性的意義。

（一）檔案收集人員存在的問題。在收集檔案的過程中，很多企業(yè)都會在各個部門內(nèi)設(shè)置檔案員的崗位，由部門內(nèi)的職員兼職，這些檔案兼職人員的工作便是收集并移交相關(guān)的檔案，但是在實際中，各部門檔案兼職人員存在最主要的問題便是目標不明確，他們不確定該將哪些檔案上交給檔案管理部門。主要原因在于他們除了收集與移交檔案外，還有自己的本職工作要做，而本職工作耗費了他們的大部分精力，這就使得在收集與移交檔案的過程中，他們的精力不足或者專業(yè)水平不夠高，兼職檔案員的崗位未能發(fā)揮有效的價值與作用，形同虛設(shè)。最明顯的表現(xiàn)便是不知道該將部門內(nèi)的哪些文件資料移示給檔案管理部門，在移交檔案文件的過程中覺得沒有文件可以移示，或者讓專業(yè)的檔案管理部門的專業(yè)人員自己選擇需要移交的檔案文件。

(二)企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理類檔案收集存在難度。企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理類檔案收集存在難度除了部門內(nèi)的檔案兼職人員不作為外，某些部門為了一己私利不愿意移交檔案文件，他們將利潤作為部門追求的終極目標，有些相關(guān)的經(jīng)營管理檔案被看作是部門內(nèi)部的無形資產(chǎn)，為了便于日后的使用，他們找借口將檔案文件保留在部門內(nèi)，而這些檔案通常關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中的一些重大利益，甚至存在有些部門在發(fā)生人事變動的時候會將“私藏”的這部分檔案遺失的情況。

(三)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平不足。信息化時代，信息技術(shù)已經(jīng)與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營密不可分，而檔案管理工作也是一樣，在檔案管理工作中運用信息技術(shù)手段，將大大減輕傳統(tǒng)檔案管理工作中的費時費力又低效的弊端，但是前提是檔案管理部門的專業(yè)人品掌握一定的信息技術(shù)基礎(chǔ)，能夠熟練使用管理檔案所采用的軟件，在實際情況中很多檔案管理人員沒有系統(tǒng)地學習過相關(guān)信息技術(shù)，不習慣對檔案進行信息化管理，熟練使用計算機也存在一定的難度，這就對于企業(yè)的檔案管理工作造成了很大的阻礙。

(四)檔案管理中的信息安全問題。信息時代為檔案管理工作帶來便利的同時，也存在一定的安全隱患，尤其是信息安全隱患，與傳統(tǒng)的檔案管理工作不同的是，檔案文件很容易受到黑客或者病毒的攻擊而泄露甚至丟失，一旦發(fā)生這些情況，將會為企業(yè)帶來極其嚴重的利益損失。

(一)加強宣傳力度，提高全體員工的檔案收集與管理意識。在日常工作中，檔案管理部門應(yīng)當加強檔案管理相關(guān)內(nèi)容的宣傳力度，比如通過單位的微信公眾號進行相關(guān)宣傳，使員工了解到檔案管理工作的意義以及重要性，諸如在微信公眾號通過發(fā)送檔案工作違紀違法案例的相關(guān)推文來增強職下的檔案意識，引起員工對干檔案移交以及收集工作的重視，培養(yǎng)員工的檔案保護意識。此外，檔案管理部門需要將日常的檔案管理中遇到的難題以及工作的進展及時匯報給管理層，從上級獲取人力、財力或物資等方面的支持，在獲得各方高度支持的基礎(chǔ)之上提高檔案的服務(wù)工作效率。此外檔案管理人員應(yīng)當積極了解項目的進度，根據(jù)項目的不同進度來進行檔案收集與管理工作，并且及時向上級反映在歸檔中遇到的問題，實現(xiàn)項目建設(shè)與檔案整理同行的狀態(tài)。

(二)增強檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。企業(yè)在選拔兼職檔案管理人員時應(yīng)當適當提高用人標準，為兼職檔案管理崗位選拔一些細心、耐心、勤勞并且對檔案管理工作感興趣，有熱情的員工。此外，在選拔這些人員時，企業(yè)也應(yīng)當適當關(guān)注年齡與性別等因素，以期保持檔案管理吊隊伍的整體專業(yè)穩(wěn)定性，檔案管理部門應(yīng)當定期對各個職能部門的兼職檔案人員進行檔案收集與移交方面的專業(yè)化培訓(xùn)，根據(jù)其在日常檔案收集與移交工作中的實際問題，提出相應(yīng)的解決方案，比如確定各個職能部門制定需要移交的檔案內(nèi)容，解決兼職檔案人員不知道該移交什么檔案的問題，除定期的培訓(xùn)外，檔案管理部門的專業(yè)人員應(yīng)當定期對各部門的兼職檔案人員進行收集與整理檔案的實際操作指導(dǎo)。管理層應(yīng)當積極鼓勵檔案管理人員參加市級檔案分管單位組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并給予時間和經(jīng)費上的支持，提高檔案管理人員的實際操作與業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平。企業(yè)在對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的時候，可以采取“請進來”與“走出去”相結(jié)合的方式，除了上述的請檔案管理部門的專業(yè)人士到各個職能部門指導(dǎo)員工的實際操作外，還可以組織檔案管理人員去其他的檔案管理先進單位進行學習，通過學習其他單位的經(jīng)驗與實際的操作技能提高本單位的檔案管理工作效率。

(三)加強單位內(nèi)部檔案相關(guān)的制度建設(shè)。沒有規(guī)矩不成方圓，企業(yè)在進行檔案管理工作時同樣應(yīng)當健全相關(guān)的制度規(guī)范，在相關(guān)制度規(guī)范的基礎(chǔ)之上強化對于檔案管理工作的約束。具體來講，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當根據(jù)本企業(yè)的實際情況制定相應(yīng)的檔案管理獎懲制度，當完善內(nèi)部檔案相關(guān)制度建設(shè)之后，檔案管理部門應(yīng)當加大相關(guān)制度的執(zhí)行力度與對各個職能部門的監(jiān)督，嚴格依照所制定的制度來對相關(guān)的檔案收集與管理行為進行獎勵或懲罰。完善的檔案管理制度就是檔案收集與管理工作中的一道防線，檔案收集工作是檔案管理工作的前提，只有檔案收集工作做得好，后續(xù)的檔案管理工作才能得到保障。不斷完善企業(yè)內(nèi)的檔案收集與管理的相關(guān)制度，努力實現(xiàn)依照制度開展檔案收集與管理工作，使得檔案收集與管理工作“有據(jù)可循”。正如檔案管理界的一句話:“檔案是前人智慧與自己心血的結(jié)合，前人智慧啟發(fā)了自己，而自己的心血又滋養(yǎng)了后人。'

綜上所述，企業(yè)在進行經(jīng)營管理類檔案收集與管理工作時要結(jié)合現(xiàn)有的時代背景，充分利用信息技術(shù)的便利性，改善傳統(tǒng)檔案管理工作中的費時費力又低效的弊端，在完善企業(yè)內(nèi)部檔案收集與管理制度的基礎(chǔ)之上提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，不斷增強其實際操作能力以及檔案操作意識。

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作者:嚴曉慶?